Si eres un emprendedor o empresario digital en algún momento tendrás que enviar un correo para una empresa. Antes de que presiones el botón de enviar presta atención a estos consejos, donde te mostraremos cómo redactar un correo para una empresa.
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Antes de escribir un correo es importante saber a quién lo envías
Cuando hablamos de enviar un correo para una empresa existen muchas posibilidades, pero vamos a trabajar básicamente con la más frecuente:
- Que tengas que enviar un correo para una empresa de terceros con la que quieres establecer contacto
Presta atención a todos estos tips y consejos de cómo redactar un correo para una empresa.
Cómo redactar un correo para una empresa con la que quieres colaborar
Una de las grandes ventajas de emprender en la era de internet es que existe la posibilidad de contactar con cualquier persona, empresa, CEO, gerente o fundador que quieras.
Para hacer esto solo tienes que conseguir el email de contacto y enviarles un mensaje.
En teoría esto es algo bastante simple porque la mayoría de los emails de las personalidades y empresas son información pública.
El problema viene a la hora de escribir el email porque quieres causar una buena impresión, quieres que lean tu mensaje y además quieres que te respondan de forma positiva.
Tenemos que comenzar admitiendo que no siempre se pueden lograr todos esos objetivos.
En ocasiones los emails ni siquiera son abiertos por la persona que necesitamos que lea.
Pero eso no debe ser un impedimento para que dejes de enviar ese mensaje porque aquí te decimos cómo redactar un correo para una empresa y te explicamos todo paso por paso.
Conoce al receptor
Este punto es importante porque cuanto más conozcas al receptor de tu correo más posibilidades tienes de escribir un mensaje de empresa que conecte y que sea leído y respondido.
Para conocer al receptor puedes comenzar a seguirlo en sus redes sociales. Conecta con él en LinkedIn, suscríbete a su canal de YouTube.
La clave es conocer a la persona a la que enviarás tu mensaje, sus intereses, pero sin parecer un Stalker.
La naturalidad es importante cuando se trata de comunicación. Incluso cuando se trata de comunicación formal.
Establece el tono
El tono cuando redactas un correo para una empresa debe ser formal, respetuoso, neutro, pero sin sonar forzado.
Tampoco quieres sonar como un robot, porque esos mensajes no consiguen buenas reacciones.
Se puede ser formal y respetuoso sin dejar de ser natural y humano.
La extensión es importante
Cuando se envían correos para una empresa debes recordar que el receptor no tiene tiempo, que se trata de una persona que está ocupada así que lo mejor es que tu mensaje sea breve.
¿Qué tan breve debe ser un correo para una empresa?
La extensión variará en función de lo que quieras comunicar y no hay una regla exacta.
Aunque los mejores mensajes para empresa son los mensajes cortos cuya extensión no sobrepasa las ciento cincuenta palabras.
Utiliza ciento cincuenta palabras como referencia y no te excedas sobre todo si es la primera comunicación.
¿Cómo hacer para redactar un correo para una empresa que sea breve?
Para conseguir la brevedad a la hora de redactar un email para empresa comienza redactando el correo con todo lo que quieres comunicar.
Una vez tengas esa primera versión del correo comienza a eliminar todo lo que sobre hasta que el mensaje quede más preciso.
Prueba hacer este ejercicio varias veces antes de enviarlo y notarás la diferencia.
Recuerda tener un objetivo claro
Esto es vital, porque muchas personas escriben mensajes cortos, pero que no tienen un objetivo.
Todos los emails que redactas para enviar a una empresa deben tener un único objetivo:
- Dar una noticia
- Saludar
- Establecer contacto inicial
- Felicitar
- Acordar una reunión
- Etc.
Ten eso siempre en cuenta y nunca incluyas dos objetivos en tu mensaje porque confundirás a tu receptor.
Verifica la ortografía
Cada vez que redactamos un email para enviar a una empresa queremos causar una buena impresión, eso seguro.
Pero si quieres arruinar tu reputación y que el receptor de tu mensaje no te tome enserio y además ignore tu mensaje todo lo que debes hacer es descuidar la ortografía.
Claro, como tu quieres una reacción positiva te conviene verificar la ortografía varias veces con distintos correctores ortográficos.
Utiliza un correo corporativo
Este punto es tan importante como la redacción del correo.
La cuenta de correo desde donde envías tu comunicación de empresa juega un papel vital en la calidad de la recepción del mensaje.
Por norma general los correos de cuentas gratuitas tales como:
- Gmail
- Yahoo!
- Hotmail
- Outlook
- Yandex mail
No tienen una buena respuesta, de hecho son percibidos como poco profesionales.
Por eso se recomienda usar una cuenta de correo corporativo. Hablamos de una web con el dominio de tu empresa.
Cómo Redactar un Correo para una Empresa: La imagen es importante
Aunque se trate de un correo formal para empresa siempre es importante conservar la imagen y la estética.
Si usas una cuenta de correo corporativo coloca el logo en la imagen de perfil o mejor aún una foto profesional tuya.
Eso ayudará a mejorar el nivel de respuesta de tu email, pero no es la única mejora que puedes hacer.
También puedes utilizar el logo de tu empresa en el pie o footer de tu email.
Identifícate pero siempre sé muy breve
Cuando envías un email a una empresa es posible que no te conozcan lo suficiente.
En ese caso debes presentarte brevemente.
En la introducción di tu nombre apellido cargo y empresa, eso bastará para que te identifiquen o te conozcan.
Deja tus datos de contacto
Una forma bastante práctica de dejar tu información de contacto y otra información adicional que ayude a crear credibilidad y autoridad es con una firma.
Una firma de email es un recurso bastante interesante al que puedes sacarle mucho provecho.
Hay firmas de email con imágenes y otras con puro texto.
Sin importar qué tipo de firma elijas te recomendamos que siempre incluyas:
- El nombre de la compañía para la cual trabajas
- La dirección de tu oficina
- El número de teléfono de contacto
- Tu página web
Con eso el receptor puede contactarte por otras vías.
Con estos consejos seguro podrás saber cómo redactar un correo para una empresa sin importar el tipo de negocio al que se dedique.
